Всегда ли стоит уничтожать документы

Когда руководство предприятия сталкивается с проблемой нехватки помещений для хранения документации, первое решение которое принимается – избавится от лишних бумаг. В большинстве случаев назначенный сотрудник, не имея определенных знаний в области архивного дела, выбрасывает те документы, которые он посчитал не нужными и лишними. При этом не учитывается установленные законодательством (закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 23 октября 2004 года № 125-ФЗ) обязательные сроки хранения дел и документов, несоблюдение которых, а значит и незаконное уничтожение документов может повлечь за собой административную и уголовную ответственность.

       Значит, перед тем принимать решение об уничтожении документов следуют выполнить ряд мероприятий, а именно:

1) пригласить специальную организацию или создать на предприятия экспертную комиссии из высококвалифицированных сотрудников с целью определения ценности данных, содержащихся в документации и соответственных сроков хранения этой документации;

2) после того как основная работа архивистов завершена, проведена опись дел, документы обработаны, надлежащим образом сформированы и определено их истинное научное и практическое значение комиссия приступает к составлению списка дел с истекшими сроками хранения, которые подлежат дальнейшему уничтожению;

 3) данный список утверждается руководством предприятия и согласовывается с муниципальным, ведомственным или государственным архивом, если предприятия входит в зону их компетентности;

4) когда все процедуры пройдены и список документов на уничтожение утвержден, приступают к составлению акта о выделение дел и документов на уничтожение и непосредственно к самой процедуре уничтожения;

5) существуют три основных способа уничтожения документов: сжигание, измельчение (шредирование) и химическая обработка. Руководство предприятия вместе с экспертной комиссией выбирают кто и как будет уничтожать их документацию. При этом учитываются необходимые сроки, ценность и практическое значение документации, возможности организации-исполнителя и стоимость работ.

6) после того, как документы уничтожены, составляется соответствующий акт об уничтожении дел, который подтверждает реальность выполненной процедуры.

Таким образом, только после полного прохождения и выполнения всех вышеперечисленных мероприятий становится возможным уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

       Следует отметить и еще раз напомнить, что уничтожение документов без утвержденного акта и/или согласования с соответствующим архивом чревато административной или уголовной ответственностью.

       Также, мы рекомендуем привлекать к архивной обработке только специалистов в данной сфере  - это гарантирует качество, надежность и конфиденциальность выполненных работ.