Система электронного архива

Развитие информационных технологий позволяет внедрять современные достижения компьютерной техники в архивное делопроизводство. Одним из таких новшеств является организация системы электронного архива.

      Ведение электронного архива позволяет систематизировать документацию предприятия, организовать оперативную работу и простой доступ персонала к бумагам, а также сэкономить рабочее пространство, выделяемое под архивное помещение и на затратах по содержанию архива и оплаты работы архивиста.

Система электронного архива представляет собой специально разработанный программный продукт, позволяющий в полной мере реализовывать функции архива предприятия. В основе его разработки лежат нормативные акты, стандарты по формированию и ведению документации и архивного дела предприятий РФ.

      Данная программа должна иметь удобный интерфейс, способствующий легкой и понятной работе с архивом электронной документации. Также к материалам системы электронного архива должен быть обеспечен Web-доступ для работы с документами в любой точке мира.

       Основные функции, выполняемые системой электронного архива:

- оперативное хранение дел,

- составление номенклатуры дел,

-подготовка документов для передачи на хранение в архив,

- использование поисковых запросов по разным реквизитам, ведение статистики найденных запросов в таблице и печать результатов поиска,

-возможность сортировки, корректировки бумаг, удаления документов.

       Следует отметить, что наполнение данной программы осуществляется путем сканирования или приема документов с любой системы автоматизации делопроизводства. Это позволяет создать архивные регистрационные карточки дел, надлежащим образом сформировать и оформить их, настраивать систему классификации документов и дел в архиве, а также  автоматизировать подготовку номенклатуры дел.

      Таким образом, внедряя систему электронного архива на предприятии, Вы получаете возможность оперативно и качественно выполнять все операции по учету документального фонда вашего архива, осуществлять поиск документов по разным реквизитах, доступа к архиву в любой момент и в удобном для вас месте, установить разный уровень доступа к электронной  документации с гибким разграничением прав, сформировать отчетные формы по требованиям государственного архива РФ и многое другое.