Самостоятельная обработка архива

Организация архива – не рутинная процедура и не требует какой–то особой подготовки и знаний. На самом этапе создания архива необходимо определить, на сколько он будет функциональным, удобным и простым в использовании.

Как происходит самостоятельная обработка архива?

• выбирается вариант создания архива: в составе определенного подразделения или как отдельное подразделение, или обращение к сторонним компаниям;
• выбирается помещение, где будет размещён архив, оно должно быть предварительно специально подготовлено для хранения документов;
• принимается положение об архиве организации, его утверждает руководитель компании. Так же руководитель компании назначает главного архивиста;
• руководитель архива занимается организацией обработки архива, обязан сопровождать все работы с архивом и несёт полную ответственность за исполнение задач, поставленных перед архивом.
• составляются документы для работников архива, в которых указаны должностные инструкции, штатное расписание, их обязанности и права;
• со всеми подразделениями организации согласовывают график передач дел. Этот график утверждает руководитель компании;
• устанавливается регламент выдачи документов (как для использования внутри компании, так и для передачи сторонним организациям). Стоит напомнить, что обработка архива - не только хранение, но и активная работа с документами. Есть строгие нормативы регистрации выдачи дел.
• любое дело принимают в архив с утверждения руководителя архива и в присутствии сотрудника подразделения, который передаёт дело.

Обработка архива организовывает надёжное хранение документов, а так же возможность их аналитики. В некоторых случаях обработка архива может иметь историческую или культурную ценность.