ООО "ПРОФИКОНСАЛТИНГ"
    8 (495) 783-05-29
    8 (925) 599-12-75
    Москва, ул. Марксистская 20,
    строение 5, офис 005
Приём документов на сбережение

Приём документов на сбережение

Делопроизводство компании предполагает, что дела постоянного и временного срока сбережения по завершении года следует приготовить к передаче в архив (ведомственный) определённым образом. Предархивная подготовка дел состоит из таких операций как: оформление и описание дел, экспертиза ценности. 

Составление дел проводится под управлением архива. При формировании дел документы как постоянного, так и временного хранения предполагается сортировка их в отдельные дела, при всем этом следует добавлять в дело экземпляр любого документа. В одно дело обязаны быть сформированы документы, относящиеся к 1 календарному году. При всем этом любое дело должно содержать около 250 листов (4 сантиметра - наибольшая толщина).

Внутри дела документы стоит разместить таким образом, чтоб по своему содержанию они освещали конкретные вопросы поочередно. Документы необходимо располагать в хронологическом порядке (по датам поступления, по датам отправления) и т.п.

При полном оформлении дел надо проводить операцию подшивки либо переплета дела, нумерации листов, помимо всего этого, потребуется составить лист-заверитель, а в некоторых вариантах и внутреннюю опись документов. Помимо всего этого, необходимо внести уточнения в реквизиты обложки дела.

Что же касается дел временного сбережения, то для них не обязательно проводить систематизацию документов в деле, не нумеровать листы, не оформлять заверительные надписи. Передавать дела в архив организации в соответствии с графиком, составленным архивом, согласованый с руководителями компаний.

Подготавливая дела к передаче структурным подразделениям в архив организации работники архива обязаны тщательно проверить правильность оформления, соблюдение всех общепризнанных мерок и т.д., также, необходимо убедиться, что то количество дел, которые включены в опись, соответствуют числу заведенных дел. Все недочеты в составлении, оформлении дел, которые обнаружены при проверке сотрудникам структурного подразделения, нужно будет исправить. 

В заключение добавим, что прием любого дела исполняется лицом, которое ответственно за архив, но также обязан присутствовать и сотрудник структурного подразделения. На всех экземплярах описи дел, включенных в нее, необходимо делать отметку о наличии дела. Прием особо ценных документов подразумевает в себе кроме всего и проверку числа листов в делах.

Быстрый заказ услуги

Ваши контакты:
Укажите телефон:
Название услуги:
Сколько лет функционирует Ваше предприятие:
Количество сотрудников:
Есть ли на Вашем предприятии документы со статусом закрытых (секретных):
Район Москвы/Московской области:
Спасибо за заявку!
Мы свяжемся с Вами в ближайшее время