Оперативное архивное хранение
Зачем нужно, чем выгодно?
Важной частью деятельности всех современных предприятий или компаний являются документооборот. Учредительные документы, документы бухгалтерской отчетности, деловая переписка, внутренние документы, отчеты, распоряжения - все это является необходимыми, полезными и крайне важными материальными носителями информации о деятельности компании. Однако, через некоторое время, перед каждым предприятием встает серьезная проблема: масса документации накопленной годами. Утилизация документов такого типа является не выгодным, так как очень часто могут возникать непредвиденные потребности в их надобности.
Вместе с этим, утилизировать документы очень часто невозможно, поскольку это не соответствует с определенным статусом архивных документов, для которых установлен определенный термин хранения, даже если они не используются.
Руководители предприятий, которые самостоятельно пытаются решить проблему хранения архивных документов стыкаются со следующими вопросами:
• отсутствие специалистов среди персонала, на который можно возложить ведение архивного дела;
• возможность утери нужных документов;
• необходимость выделения под архив дополнительных помещений офиса, их содержание и оплата.
Вместе с этим, кроме только техническо-материальных вопросов возникает проблема обеспечения экономическо-информационной безопасности учреждения:
• обеспечение защиты от кражи конфиденциальной информации, которая хранится в архиве;
• защита от постороннего доступа к информации.
Доверив свои документы на сбережение в специальное архивное учреждения Вы избавите себя от:
• лишних затрат на аренду площадей под архивы, работы дополнительного обслуживающего персонала;
• рисков утраты или повреждения документов из-за ненадлежащих условийсбережения;
• опасности кражи информации, через неконтролируемость доступа к ней.