Ликвидация архива

Основанием к проведению такой процедуры, как ликвидация архива, могут служить две причины: ликвидация или реорганизация компании и истечение сроков хранения документов.

При закрытии фирмы ликвидация архива не означает, что уничтожению подлежат все архивные документы этой компании. Существует ряд документов, которые имеют постоянный срок сбережения. Для соблюдения всех формальностей, связанных с ликвидацией, создается специализированная комиссия. В прямые обязанности ликвидационной комиссии непременно входит проведение экспертизы ценности документации. Ликвидации подлежат исключительно документы временного сбережения.

Документы неизменного сбережения и дела по личному составу оформляются согласно с законодательными нормами (т.е. нужно переплести дело, пронумеровать листы и оформить обложку со всеми нужными реквизитами). Далее они сдаются на сбережение в Государственный архив. Оформление передачи дел закрепляется актом приема-передачи, который остается у ликвидационной комиссии.

Ликвидация архива по истечению сроков сбережения документов происходит, обычно, поэтапно. Это связано с тем, что сроки сбережения документов каждый организации колеблются от 1 до 75 лет. Особенное внимание уделяется уничтожению бухгалтерских документов.

В последствии окончания сроков хранения документов, ликвидация архива происходит при обязательном составлении и подписании ответственными работниками «Акта о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком сохранения». Лишь после чего документация может быть утилизирована.

Не стоит забывать, что ликвидация архива - дело непростое. Документы, которые как может показаться совершенно лишними, имеют все шансы оказаться важными при различных родов проверок. А их отсутствие либо отсутствие актов про их уничтожение имеет возможность стать причиной как материальной, так и административной обязанности. Непосредственно поэтому таковым процессом, как ликвидация архива, обязаны заниматься исключительно специалисты в данной области.