Инвентаризация архива

Инвентаризация архива -  проверка архивных дел и документов. Чаще всего, инвентаризацию архива совершают для документов оперативного срока хранения, иногда конечно и для дел временного или постоянного срока хранения. Для уточнения состава и наличия дел в архиве выполняют инвентаризацию дел длительного срока хранения. Справочный аппарат архива, как правило, состоит из множества инвентаризационных описей и дел с документами, которые группируются по определенным признакам.

Рассмотрим пару вариантов, когда будет смысл воспользоваться услугой инвентаризации архива:

• Перед формированием состава архива для оценки характера и структуры дел.
• Чтобы проверить соответствие документов с записями.
• Для оценки состояния архива и регистра утерянных документов.
• Инвентаризация архива так же необходима при объединении или поглощении компаний, а так же во время передачи фондов для контроля наличия физических носителей.

Если разговор идёт об инвентаризации электронного архива, то обычно под этим подразумевают пересчёт физических носителей и ревизия логической целостности дел на них. Современные электронные архивы чаще всего содержат в себе инструменты для инвентаризации.

Инвентаризация архива может проводиться в следующих случаях:

• Время от времени, когда есть необходимость контролировать фонды важного значения.
• Локально, в определенных частях хранилища или по отдельным документам.
• По главным фондам - для оценки состояния главных.

Инвентаризация архива может быть полной и частичной, всё зависит от масштаба этой процедуры. После инвентаризации бывает потеряна часть документов, что влечёт за собой  меры и оформление отдельных документов – от обращения в органы внутренних дел для розыска  до составления актов о пропаже документов.
Кроме всего этого инвентаризация архива необходима, чтобы контролировать состояние архива, она так же очень облегчает работу с архивными делами, а значит - экономит ваши  деньги и время.