Архивная опись. Зачем она нужна

Любая работа требует точности, особенно это касается ведения архива. Здесь без точного учета просто не обойтись. Более того, ведя архивную опись, Вы раскрываете полное содержание архивного фонда.

 Что же такое архивная опись? Это определенный архивный справочник, содержащий систематизированный перечень дел фонда архива или коллекции. Значимость архивной описи велика, так как она выступает базовым, ключевым справочником всего архива, что позволяет всем его пользователям первоначально обращаться именно к нему.

 Архивная опись не только позволяет вести учет и раскрывать содержание всех единиц архивного хранилища, но и служит определенной основой для создания остальных архивных справочников, таких как указатели, каталоги, обзоры и путеводители. Именно поэтому очень важно качественное оформление архивной описи.

Виды документации организации самые разнообразные, следовательно, на каждый ее вид составляются отдельные архивные описи:

 Дела постоянного срока хранения;

Дела временного срока хранения;

Дела по личному составу;

Особо ценные дела предприятия для определенных уполномоченных органов.

 Непосредственно архивная опись состоит из описательной статьи, которая включает порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле; итоговой записи (учётный элемент, указывающий на количество дел, находящихся на хранении); листа-заверителя (для учета количества листов во всей описи) и справочного аппарат к архивной описи (включает  титульный лист, содержание, предисловие, список сокращений, переводная таблица и указатели).

             Отметим, что архивные описи дел составляются строго по установленным законом формам, а все реквизиты описи располагаются на определённых, отведенных для них местах.

             Резюмируя, скажем, что архивная опись, выступая учетным документом и базовым справочником по содержанию архива, несет огромную информационную нагрузку, поэтому качество и точность подготовки архивной описи полностью определяет эффективность поиска архивной документной информации и, соответственно производительность работы персонала.