Архив электронных документов

Зачастую руководители организаций, предприятий самостоятельно решают вопросы о создании архива, сами выбирают способы хранения, самостоятельно составляют план улучшения работы архивного и делопроизводственного отделов своей фирмы. Благодаря внедрению новейших информационных технологий, руководитель добивается своих целей оптимизации всего процесса делопроизводства и повышения работоспособности сотрудников, не прибегая к сторонней помощи. С помощью информационных технологий создаются архивы электронных документов, которые  позволяют в разы ускорить работу фирмы, сократить расходы на содержание бумажной документации и сэкономить время сотрудников.

Электронный архив очень облегчает работу сотрудникам делопроизводства и документооборота, потому что этот процесс очень лёгкий и удобный.

Процесс создания архива электронных документов состоит из установки специального программного обеспечения на компьютеры фирмы, а так же сканирование бумажной документации для перевода в электронный вид.

Перед сканированием документации необходимо провести систематизацию материального архива, особенно тем компаниям, в которых документы хранятся абы как. Что бы избежать ошибок, то сканирование необходимо проводить на профессиональном, а не обыкновенном офисном, оборудовании. После установки программного обеспечения и оцифровки документации, архив электронных документов систематизируют. Чем больше архив, тем дольше будет длиться систематизация. Конечно, весь процесс профессионалы выполнят намного быстрее. Конечный этап – установка настроек (право доступа, право изменения документов) и обучение персонала пользованию электронным архивом.