Как обеспечить сохранность архивных документов
После того как архив сформирован личными силами предприятия или по средствам сторонней специализированной компании возникает вопрос об обеспечении сохранности документации и ограниченного доступа к ней.
С этой целью разрабатывается система мероприятий по рациональному размещению документов и дел, контролю за их движением, физико-химического состоянием, копированию документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановлению первоначальных свойств и внешних признаков архивных бумаг, подвергшихся повреждению (разрушению), созданию надлежащих условий, исключающих утрату документов.
Обеспечение сохранности документов возможно только при соответствующем соблюдении следующих режимов:
- температурно-влажностного режима;
- санитарно-гигиенического режима;
- светового режима;
- охранного режима.
Следует отметить, что существует ряд нормативных актов и ГОСТов, которые в обязательном порядке должны выполняться в ходе осуществления вышеперечисленных режимов. Более того, соблюдение оптимальных условий надежного хранения архивной документации обеспечивается за счет:
1) своевременного строительства, реконструкции и ремонта архивных помещений;
2) оснащения архивохранилищ необходимым оборудованием, средствами пожаротушения, охраны и сигнализации;
3) применения технических средств для создания нормативных условий светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов;
4) применения специальных средств для хранения и перемещения дел и документов;
5) привлечения к работе только опытных квалифицированных архивистов.
Таким образом, руководство архива должно обеспечивать сохранность и рациональное использование документов при помощи задействования достижений научных разработок в области архивного дела, внедрения современных материалов и методов обработки дел и документов.
Если средства на содержание архива на предприятия ограничены, следует обратиться к специализированной архивной службе, которая способна обеспечить надлежащее хранение, безопасное использование документации.