Как и где правильно хранить документы
В процессе трудовой деятельности предприятие аккумулирует множество документов, бумаг разной степени важности (ценности) и конфиденциальности. Некоторые из них подлежат длительному или постоянному хранению, а часть документов стоит подвергать уничтожению. В связи с этим, специалисты из заранее сформированной экспертной комиссии должны грамотно составить перечень документов, подлежащих хранению и уничтожению. В этой статье мы уделим внимание первому варианту работы с документами, а именно их временному и постоянному хранению.
Для начала оговорим основные преимущества, которые предоставляет хранение бумаг для руководства предприятия:
- безопасность и надежность сохранности документов (ограниченный доступ к документации, гарантия сохранения коммерческой тайны)
- снижение затрат по хранению (экономия рабочего пространства и на оплате труда работников архива)
- эффективность (систематизация документации, организация оперативной работы и простоты доступа к бумагам).
Итак, согласно законодательству РФ в сфере архивов хранения определенной документации является обязательным, поэтому важно указать возможные места для хранения бумаг:
- на предприятии (в зависимости от размеров предприятия и его документооборота – полки, шкаф, склад, специальное архивохранилище)
- внеофисное хранилище (архивохранилище специализированных компаний или государственных, муниципальных, ведомственных архивов)
Следует отметить, что выбор места хранения зависит от желания, финансовых возможностей предприятия и от ценности самой документации, которая согласно закону подлежит последующей обязательной передачи в государственный архив.
Также, обращаем ваше внимание на те требования, которым должно соответствовать архивохранилище:
1) полный контроль (наличие охраны) и ограниченный доступ к хранилищу;
2) наличие системы пожаротушения соответствующей требованиям пожарной инспекции;
3) наличие системы видеонаблюдения за всей территорией и внутри помещения;
4) климат-контроль;
5) страхование рисков;
6) месторасположение хранилища с целью организации оперативного доступа к документам;
7) наличие опытного квалифицированного персонала, способного провести архивную обработку документации;
8) возможность конфиденциального уничтожения документов.
Таким образом, только после полного ознакомления с условиями хранения ваших документов, вы можете принимать решение - стоит ли доверять ценную документацию той или иной компании.