Значение акта об уничтожении документов

Накопление документации и прочих текущих бумаг в деятельности предприятий сопровождается возникновением ряда проблем, таких как отсутствие свободного рабочего пространства, труднодоступность нужной информации, невозможность оперативной работы с документами. Также постепенное нагромождение кипы документов требует их обработки, а значит привлечение отдельного сотрудника к этой работе. Все это сопровождается определенными затратами и хлопотами для руководства.

Но есть решение всем перечисленным выше проблемам – это своевременное уничтожение документов, в том числе и конфиденциальной бухгалтерской документации.   Для этого на начальном этапе производиться экспертиза ценности документов, в ходе которой квалифицированные архивисты составляют опись документов постоянного и длительного сроков хранения, а также акт о выделении документов для уничтожения, не подлежащих хранению.

Следует отметить, что уничтожению не подлежат документы, имеющие научную и практическую ценность.

По результатам описи дел составляется акт, в который вносится перечень документов для уничтожения. Акты о выделении документов для уничтожения, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел. Важно знать, что нельзя уничтожать документы без предварительного утверждения описей дел постоянного хранения. Это является нарушением установленных законом сроков хранения документов. При этом умышленное уничтожение документации, ее повреждение или сокрытие информации из конфиденциальных документов влекут за собой юридическую ответственность и являются незаконными деяниями согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Что касается бухгалтерских документов, то они подлежат уничтожению с учетом сроков хранения при условии завершения проверки их государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства.

После согласования акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в государственном архиве, они могут быть уничтожены.

Таким образом, акт о выделении документов на уничтожение представляет собой документ,  сформированный по результатам экспертизы ценности документов и соответствующий отбору дел на уничтожение. В общем виде подобный акт это перечень (список) разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества. Отметим, что в акте на уничтожение документации указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. Только на их основании и при условии, что документ не содержит иных сведений, определяется срок хранения документов.

Московская архивная служба предоставляет услуги по конфиденциальному уничтожению документов. Наши специалисты обеспечат грамотное списание с последующим уничтожением научно-технической документации. Мы гарантируем качественно выполненные работы, индивидуальный подход к каждому клиенту с учетом его пожеланий и в соответствии с требованиями закона.