ООО "ПРОФИКОНСАЛТИНГ"
    8 (495) 783-05-29
    8 (925) 599-12-75
    Москва, ул. Марксистская 20,
    строение 5, офис 005
Варианты создания электронного архива

Варианты создания электронного архива

При создании электронного архива документов можно пойти несколькими путями. Существуют типовые решения, которые условно можно обозначить, как минимальное, стандартное и максимальное.

«Минимальное решение»

Это сравнительно дешевый вариант для предприятий, желающих упорядочить доступ к архивным материалам, но не планирующих активно использовать документацию в электронном виде. В данном случае создается база данных с формализованным описанием материалов по нескольким параметрам (поисковым полям) и конкретным физическим адресом местонахождения бумажной версии документа (шкаф, стеллаж). С помощью такой электронной картотеки, зная характеристики документа, можно запросить информацию о его расположении в хранилище, а затем найти и сам документ.

«Стандартное решение»

Несколько иной подход, получивший большее распространение, — электронная картотека, снабженная набором отсканированных изображений документов. В этом случае можно не использовать оригиналы документов в повседневном обороте, а хранить их удаленно. Найдя документ в электронной базе, сотрудник предприятия получает его графический образ, который можно просмотреть, распечатать или передать по сети. К тому же, посредством автоматизированной системы управления доступом будет обеспечен учет всех обращений к базе и защита от несанкционированного пользования документацией.

При выборе стандартного решения можно организовать централизованное управление архивом для территориально распределенного предприятия, а также обеспечить контроль над всей документацией.

«Максимальное решение»

Наиболее эффективным является электронный архив, в котором электронная картотека дополняется не только массивом графических образов, но и файлами с текстами документов. Тексты документов могут набираться вручную или создаваться путем автоматического распознавания графических образов. Важно отметить, что поиск в таком архиве можно проводить как по поисковым полям в картотеке, так и по самому содержанию документов. Найденные документы доступны не только в качестве исходных образов, но также в виде текстовых файлов, которые можно изменять в стандартных текстовых редакторах.

Быстрый заказ услуги

Ваши контакты:
Укажите телефон:
Название услуги:
Сколько лет функционирует Ваше предприятие:
Количество сотрудников:
Есть ли на Вашем предприятии документы со статусом закрытых (секретных):
Район Москвы/Московской области:
Спасибо за заявку!
Мы свяжемся с Вами в ближайшее время