Варианты создания электронного архива

При создании электронного архива документов можно пойти несколькими путями. Существуют типовые решения, которые условно можно обозначить, как минимальное, стандартное и максимальное.

«Минимальное решение»

Это сравнительно дешевый вариант для предприятий, желающих упорядочить доступ к архивным материалам, но не планирующих активно использовать документацию в электронном виде. В данном случае создается база данных с формализованным описанием материалов по нескольким параметрам (поисковым полям) и конкретным физическим адресом местонахождения бумажной версии документа (шкаф, стеллаж). С помощью такой электронной картотеки, зная характеристики документа, можно запросить информацию о его расположении в хранилище, а затем найти и сам документ.

«Стандартное решение»

Несколько иной подход, получивший большее распространение, — электронная картотека, снабженная набором отсканированных изображений документов. В этом случае можно не использовать оригиналы документов в повседневном обороте, а хранить их удаленно. Найдя документ в электронной базе, сотрудник предприятия получает его графический образ, который можно просмотреть, распечатать или передать по сети. К тому же, посредством автоматизированной системы управления доступом будет обеспечен учет всех обращений к базе и защита от несанкционированного пользования документацией.

При выборе стандартного решения можно организовать централизованное управление архивом для территориально распределенного предприятия, а также обеспечить контроль над всей документацией.

«Максимальное решение»

Наиболее эффективным является электронный архив, в котором электронная картотека дополняется не только массивом графических образов, но и файлами с текстами документов. Тексты документов могут набираться вручную или создаваться путем автоматического распознавания графических образов. Важно отметить, что поиск в таком архиве можно проводить как по поисковым полям в картотеке, так и по самому содержанию документов. Найденные документы доступны не только в качестве исходных образов, но также в виде текстовых файлов, которые можно изменять в стандартных текстовых редакторах.