Требования к составлению акта на уничтожение документов

По результатам работы экспертной комиссии была проведена экспертиза ценности документов, определены сроки их хранения и составлен перечень дел на уничтожение. Данные перечень носит название акта о выделении документов на уничтожение и представляет собой стандартной формы документ, содержащий список разновидностей документации, предполагаемой к уничтожению, с четким указанием ее количества и лет, за которые отобраны документы. В данном документе также указываются нормативные документы и номера статей, по которым и определяется срок хранения документов.

      Следует отметить, что нельзя занижать (завышать) количество документов по позиции или опускать некоторые позиции (если количество дел в них мало) – этот факт легко определяется при проверке. Также нельзя уничтожать документы, срок хранения которых еще не истек. Это является незаконным деянием, за что предусмотрена административная и уголовная ответственность.

      Важно помнить, что правильное оформление описи, обработка дел и составление акта на уничтожение лучше поручить опытному квалифицированному архивисту, который сможет провести грамотную работу с документацией.

      Акт на уничтожение документов оформляется в соответствии с приложением №4 «Основных правил работы архивов организаций» от 2002 года.

Утверждается акт на уничтожение документов руководителем предприятия, согласовывается с членами экспертной комиссии предприятия. Если предприятие входит в зону комплектования государственного, ведомственного или муниципального архивов,  то соответствующий акт на уничтожения в обязательном порядке согласовывается с ними.  

      В заключении акта на уничтожение документов должна присутствовать запись об утверждении описей дел по личному составу организации за все перечисленные в акте годы. Также к акту на уничтожение документации прилагается акт о проведенном уничтожении документов, с указанием общего количества документов и их веса. Без данного документа акт на уничтожение документов является не действительным, т.к. факт уничтожения не подтвержден.

      Московская архивная служба предлагает свои услуги по архивной обработке документов, экспертизе их ценности с определение сроков хранения документов и выделением списка дел на уничтожение, непосредственное уничтожение дел на промышленном шредере, а также составление всей сопровождающей документации.