Создание архива организации

Любая организация сталкивается с необходимостью создания функционального и удобного архива всей документации. Лучше всего заниматься архивом компании с начала деятельности компании, но часто начинающие предприниматели не сразу берутся за это. В итоге создание архива откладывается на неопределенный срок. Но как только работу организации начинает притормаживать бумажная волокита, неразбериха в документах, на поиски нужного документа будет уходит всё рабочее время сотрудника, тогда руководитель начнёт задумается об оптимизации документооборота, а так же о создании архива компании.

Создание архива – сложнейший бизнес-процесс, который лучше доверить профессиональным архивистам. Создать полноценный архив в самые короткие сроки под силу только специалистам. Подготовительный этап создания архива: инвентаризация и систематизация всей документации компании. Инвентаризация документов – проверка всех бумаг на фактическую, формальную и юридическую правильность. Потом отбираются документы, которые не требуют хранения, их уничтожают, после составляют перечень документов, которые надо восстановить. И уже после всего этого документы систематизируются в соответствии требованиям архивного законодательства и пожеланиями компании-заказчика. После подготовительных работ приступают к созданию архива компании. Руководитель принимает решение, где будет находится архив – на территории предприятия, в собственных или арендуемых помещениях, или на территории архивной организации, с которой надо будет заключить договор о хранении документации.

Сейчас трудно представить полноценную работу современной организации, если у неё нет  своего электронного архива. Поэтому, создавая материальный архив, надо заняться и созданием цифрового аналога.