Составление описи дел

Перед тем, как отправить документы на архивное хранение, необходимо составить опись дел, своеобразный справочник, с помощью которого можно систематизировать документы. В последствие по описи нужные материалы будет легко найти.

Правила составления описи

Опись составляется в соответствии со специальной формой. В обязательном порядке необходимо наличие титульного листа, а в некоторых случаях, и подтитульного, на котором отображаются все изменения в названии организации и подчиненности. Также должно быть составлено оглавление, предисловие (некое подобие краткой исторической справки), перечень сокращений и указатели. После того, как составление описи закончено, она утверждается главным лицом организации, а затем согласовывается с экспертной комиссией.

Опись документов, переданных на хранение в архив, представляет собой подборку годовых разделов. Отдельно составляются описи для дел временного и постоянного хранения, специфических для конкретного производства документов, дел личного состава, служебных ведомственных изданий. В описательной статье содержится информация о каждом деле, включающая в себя перечень таких регламентированных элементов:

• номер;
• индекс;
• заголовок, соответствующий заглавию дела;
• дату;
• количество страниц;
• период хранения;
• примечания.

Для документов, отправленных на постоянное хранение, срок нахождения в архиве не указывается.

Функциональное предназначение описи дел

Опись необходимо составлять в двух экземплярах, первый из которых передается в архив вместе с описанными делами, а второй будет храниться в структурном подразделении.

На основе описи, которую передают в ведомственное хранилище, в последствие будет составлен годовой список. Будучи завизированной председателем экспертной комиссии, а также руководителем органа документационного обеспечения управления, она передается в государственный архив.

Для упрощения поиска материалов в организации составляют внутреннюю опись, наподобие оглавления к хранящимся документам. Такие списки обязательно составляются для трудовых соглашений, следственных, личных, судебных материалов, документов, представляющих особую ценность, а также для дел, в заголовках которых не отражено их содержание.