Сколько лет необходимо хранить документы

Часто задаваемы вопрос в делопроизводстве – срок хранения документов. Часто бывает трудно разобраться, сколько лет хранить тот или иной документ. А разобраться просто необходимо, для избегания очень неприятных последствий после проверок извне.

Ответить на вопрос «Сколько лет хранить документы?» можно только после экспертизы научной и практической ценности документации. Её проводят каждый год и устанавливают сроки хранения каждого документа. Кроме решения вопроса о сроке хранения, экспертиза ещё отбирает документы, которые имеют политическое, культурное или хозяйственное значение, чтобы передать их в Гос. Архив; так же экспертиза выбирает документы временного хранения и документы, которые подлежат уничтожению.

Экспертиза только разделяет документы по группам, а уже информация о том, какой срок хранения можно будет найти в различных нормативных актах. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации. С указанием сроков хранения», утвержден в 2000 году Росархивом – основной нормативный документ в вопросе срока хранения. Срок хранения любого документа начинают отсчитывать с 1 января года, следующего за его оформлением.

Документы с постоянным сроком хранения сберегаются отдельно от документов, которые хранятся менее 10 лет. Такие документы передаются в гос. архив, все остальные документы, как правило, хранятся в архиве самой организации или в специализированной архивной службе.

Иногда трудно установить срок хранения документов, которые находятся в одном архивном деле, но имеют разные сроки. В этом случае срок хранения дела определяют по сроку хранения самого ценного документа.