Проведение экспертизы ценности документов

Проведение экспертизы ценности документов является, несомненно, неотъемлемой частью архивных работ. Эту процедуру необходимо выполнять и при составлении описей, и при сдаче материалов на хранение, и при утилизации бухгалтерских документов. По сути, проведение экспертизы ценности представляет собой анализ архивной документации с целью определения для нее сроков хранения и дальнейшей передачи на государственное хранение. Поскольку проведение экспертизы ценности документации не является разовой акцией, а представляет собой систематическое мероприятие, рассмотрим данный процесс подробнее.

Выделяют в такой экспертизе, как правило, несколько этапов. На первой стадии составляется номенклатура дел, которая, по своей сути, определяет документооборот на предприятии, а также устанавливает для документации предполагаемые сроки хранения. Значимость данного этапа экспертизы приуменьшать не стоит. 

С момента сдачи материалов на архивное хранение начинается вторая стадия проведения экспертизы. Наконец, в рамках третьего этапа экспертизы ценности производится подготовка документации перед сдачей на постоянное хранение в государственную архивную организацию. Результатом проведения данной экспертизы является полное комплектование госархивов.

Проводится экспертиза ценности документов с соблюдением установленных правил и критериев, и для этого формируется специальная экспертная комиссия. Конечно, на многих предприятиях в целях экономии в штате не предусмотрены вакансии архивариусов. Поэтому таким организациям для выполнения экспертизы ценности документов необходимо ежегодно обращаться к услугам компаний, специализирующихся на выполнении архивных работ. В данном случае формирование экспертной комиссия – задача специалистов выбранной архивной компании.

Экспертная комиссия решает следующие задачи:

   - рассматривает номенклатуры дел;

   - проводит выделение материалов к уничтожению;

   - отбирает документы (в том числе кадровые) на хранение;

   - ведет протокол производимых действий.

В идеальном варианте, конечно, выполнение экспертизы ценности – постоянный процесс. Экспертная комиссия в течение года проверяет корректность составления номенклатур дел, отбирает документацию для постоянного хранения, а также составляет акты уничтожения материалов. Грамотное проведение экспертизы ценности позволит структурировать архив организации, утилизировать документы, для которых уже истекли сроки хранения, и, как следствие, оптимизировать габариты архива. Именно последнее особенно важно в тех случаях, когда архив размещается в офисе и занимает площадь с достаточно высокой арендной платой.