Правила выдачи документов при запросе
Правила выдачи документов, которые находятся в архиве, предприятием при запросе органами МВД.
В такой ситуации нужно выяснить, какие именно документы нужны органам МВД, оригиналы или копии документов, поскольку от этого зависит процесс выдачи документов. Если нужны оригиналы, то прежде всего, нужно составить письменное разрешение архива, на выдачу оригиналов необходимых документов.
Далее уже сам архив, руководствуясь таким разрешением, готовит необходимые документы:
- Справки из архива;
- Делает дубликаты оригиналов документов;
- Готовит оригиналы на выдачу.
Если возникает необходимость в предоставлении органам МВД архивной справки по конкретным документам, организация должна предоставить для хранилища запрос в письменной форме, в котором говорится о подготовке такой справки из указанных документов.
Для выдачи справки, архивное учреждение должно утвердить ее подписью и печатью руководителя учреждения, который является владельцем документа, через который выдается справка.
После этого данная справка предоставляется органам МВД или архивным учреждением, или учреждением-владельцем документа. Обязательно помнить, что справки из архива нужно выдавать заявителям, либо назначенным людям лично в руки, после предъявления расписки и установления личности. Назначенные лица должны предъявить доверенность, удостоверенную нотариусом, после чего им можно передать оригинал документа.
Для выдачи копий документов, необходимо следовать тем же привила, что и при выдаче справок:
1. Должно быть разрешение учреждения;
2. Архивное учреждение готовит дубликаты оригиналов;
3. Дубликаты утверждаются предприятием;
4. Копии передают органам МВД или учреждению-владельцу.
В случае, когда необходимо выдать оригиналы документов во временное пользование, кроме запроса учреждения в архив, необходимо составить акт о выдаче дела во временное пользование, и зарегистрировать его в специальной книге. Такой акт составляется в двух дубликатах, один из которых нужно оставить в архиве, а другой передается заказчику.