Первичная обработка документации

Работы по первичной обработке документации представляют собой оценку того, правильно ли доставлена корреспонденция..

Первичная документация - договора, накладные (принятые либо на выдачу), счет-фактура, акты, чеки за товары, квитанции банка и прочие бумаги, относящиеся  к хозяйственным и финансовым операциям фирмы.

Как правильно проводится первичная обработка документации??

Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции (с пометкой «лично»).

Необходимо открыть все письма,  помимо тех, где имеется конкретный адресат (имеющих приписку «непосредственно»). Затем нужно выяснить, верно ли оформлен документ, находящийся в письме, число страниц документа, присутствую ли дополнения  и сколько их. В случае, когда дополнительных бумаг либо страниц документа  не хватает, нужно сообщить об этом факте адресанту, отметить это на документе, а также внести запись в журнал регистрации поступившей корреспонденции в столбце «Примечания». Обычно, после прочтения писем, конверты выбрасывают, оставляя их, только если  координаты адресанта, дата получения и отправления  не продублированы в внутри письма,  либо конверт содержит  отметку о срочности или конфиденциальности.

Стоит отметить, что в работе с первичной обработкой документации, прием поступивших писем ведется на фирме экспедицией, сотрудником общего отдела,  либо секретарем, в случае отсутствия экспедиторов в организации. Нужно производить сортировку поступивших бумаг на те, которые нуждаются в регистрации и те, которые нет. В первом случае необходимо проставлять реквизит «отметка о поступлении», имеющий такие составляющие:  название организации-адресата, дата получения, регистрационный номер документа. Отметку о поступлении не нужно ставить на дополнительных бумагах к документу, на перечнях, каталогизированных списках и прочих дополнениях. В современном мире существует много способов получения и отправки корреспонденции: факс, электронная почта, фельдъегерские службы и курьеры, личные визиты посетителей.

Ответственный момент, на который нужно обратить внимание при  первичной обработке документации есть их  регистрирование и проставление необходимой пометки. Нужно не забывать о важности того, что регистрации  и пометкам все письма, имеющие рекламных характер, а также различные пригласительные, а не только самую важную  деловую корреспонденцию. Эти операции помогают учитывать степень загруженности и оббьем работы ответственных за корреспонденцию сотрудников