Номенклатура дел. Ее предназначение

Номенклатура дел (НД) представляет собой систематизированный список наименований дел с указанием  их сроков хранения. Для предприятия, его делопроизводства и работы архива важна номенклатура, так как она имеет ряд преимуществ:

- обеспечивает быстрый поиск документов по их видам;

- распределяет отработанные документы в дела;

- устанавливает для каждого документа определенный срок хранения;

- создает справочник картотеки отработанной документации.

Номенклатура дел бывает:

типовая  (обязательная)

примерная (рекомендательная)

индивидуальная.

Следует отметить, что примерная и типовая НД рассылается вышестоящими организациями, органам и ведомствам, а также согласовывается с архивными учреждениями. При этом именно типовая и примерная НД является основой для разработки индивидуальной НД.

На предприятии ответственным за разработку и ведение НД назначают  либо заведующего канцелярией, либо секретариат или секретаря. Для конкретного структурного подразделения НД разрабатывает его руководитель, возлагая эту функцию на специалистов и лиц, ответственных за делопроизводство. Вся НД подразделения предприятия печатается в 3-х экземплярах, визируется руководителем данного структурного подразделения, согласовывается с архивом учреждения и передается в канцелярию, в архив и последняя копия хранится в структурном подразделении.

На предприятии формируется сводная НД по результатам сбора НДкаждого структурного подразделения. Она также утверждается руководством предприятия и согласовывается с архивным учреждением.

Заметим, что сводная номенклатура дел состоит из нескольких граф. Так, в первой графе проставляют индексы дел, во второй графе указывают наименования разделов НД (индексы разделов номенклатуры соответствуют индексам структурных подразделений), в  третьей графе номенклатуры указывают номер дела и тома на конец, а в четвертой графе отмечают срок хранения дел и номер статьи перечня, согласно которой он установлен. Также существует дополнительная графа «Примечания», куда заносится вся действия, совершенные с делами на протяжении периода действия НД.

Вся НД предприятия печатается в 4-х экземплярах: для хранения в канцелярии, использовании в качестве рабочего образца, в ведомственном архиве в качестве рабочего документа и для хранения в государственном архиве.

С 1 января нового года вводится новая НД. При этом Нд может оставаться без изменений на протяжении нескольких лет, если задачи и функции предприятия не меняются. Однако, она требует надлежащего пересоставления и согласования (не реже одного раза в 5 лет).

В конце каждого года заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел за текущий год, она заверяется  заведующим канцелярией, утверждается руководителем предприятия и согласовывается с архивом.