Номенклатура дел. Ее предназначение

Номенклатура дел (НД) представляет собой систематизированный список наименований дел с указанием их сроков хранения.

НД предназначена для:

1)    распределения исполненных документов в отдельные дела;

2)    быстрого поиска документации по ее видам;

3)    установления сроков хранения документов;

4)    создания и ведения справочной картотеки документов.

Выделяют следующие виды НД:

• типовая (ее ведение обязательно)
• примерная (носит рекомендательный характер)
• индивидуальная

       Следует отметить, что первые два вида НД разрабатываются и рассылаются вышестоящими организациями (министерствами, ведомствами, главными управлениями) и согласовываются с архивными учреждениями соответствующего уровня компетентности.

Индивидуальная НД разрабатывается на основе примерной и типовой НД. При этом ответственность за разработку НД обычно возлагается на высококвалифицированного сотрудника организации (заведующего канцелярией, секретариата).

        Если речь идет о ведении НД отдельного структурного подразделения, то ее разработкой занимается непосредственно руководитель данного подразделения, привлекая к работе ответственных за делопроизводство специалистов. Готовая НД структурного подразделения печатается в 3-х экземплярах, утверждается руководителем подразделения и согласовывается с архивом предприятия. При этом  1-й экземпляр передается в канцелярию, 2-й – в архив, а 3-й хранится в структурном подразделении.

Затем создается сводная НД всего предприятия путем сложения НД всех подразделений, после подписывается руководителем и согласовывается с соответствующим архивным учреждением. Ее разработкой занимается заведующий канцелярией (в учреждениях I и II категории) или секретарь (III и IV категории учреждений).

НД предприятия печатается в нескольких экземплярах, при этом 1-й экземпляр хранится в канцелярии; 2-й - является рабочим экземпляром; 3-й - находится в ведомственном архиве, а 4-й - в государственном архиве.

        Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года и может оставаться без изменений в течение нескольких лет, если задачи и функции предприятия не менялись. НО, ее нужно пересоставлять и согласовывать не реже одного раза в 5 лет.

В конце текущего года оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел за год. Итоговая запись в сводной номенклатуре дел подписывается заведующим канцелярией, руководителем предприятия и согласовывается с архивом учреждения.