Номенклатура архива
Номенклатура дел – перечень дел организации, учреждения с обозначенными сроками хранения, имеющий определенный порядок. Целью составления такого перечня является распределение документов по определенному признаку, обеспечение удобства поиска дел и их учета.
Существует три вида номенклатуры: типовая, примерная, номенклатура дел организаций.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. В дальнейшем они проходят согласование с организациями государственной архивной службы.
Примерная номенклатура обозначает необходимый состав однородных по характеру деятельности дел , но разных по структуре организаций. Указывается индекс организации. Такая номенклатура имеет рекомендательный характер.
Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.
При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел.
Номенклатура содержит заголовки всех дел организации, справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело имеет свой индекс, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в самом подразделении. Если дело включает несколько томов, индекс указывается на каждом из них.
Номенклатура составляется по установленным правилам и нормам организации в объеме необходимого числа копий (как правило, не менее трех). Она составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет.