Каким требованиям должен соответствовать архивист

Оценив массивы документов, которые скопились за время деятельности вашего предприятия, вы принимаете решение привлечь к работе архивариуса (архивиста), который должен качественно и грамотно выполнить работы по архивной обработке документации. И здесь самое главное найти  опытного специалиста, который не только хорошо и в срок выполнит работу, но и ему вы сможете доверить все конфиденциальные документы.

Итак, какими же качествами должен обладать архивист?

       Согласно законодательной базе РФ в сфере архивов и типичной должностной инструкции, архивариус – это технический специалист, который назначается на должность и освобождается от нее приказом директора предприятия, по представлению заведующего архивом.

       Должность архивиста может занимать лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе.

       В своей деятельности архивист руководствуется законодательными актами Российкой Федерации, уставом предприятия, правилами внутреннего трудового распорядка и другими нормативными актами предприятия, приказами и распоряжениями руководства, положением о ведении архива и своей должностной инструкцией.

      К основным обязанностям архивиста относится:

1) организация хранения и обеспечения сохранности документов, поступивших в архив;

2) прием и регистрация поступившие на хранение документов после окончания  их использования в делопроизводстве;

3) организация и разработка номенклатуры дел;

4) шифрование единиц хранения, систематизация и размещение дел, ведение их учета;

5) подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, актов для передачи документов на хранение в государственный архив, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;

6) создание справочного аппарата по документам для удобства и оперативной работы с ними;

7) участие в экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

8) поддержание надлежащего состояния документов, наблюдение за своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива необходимых для хранения документации условий;

9) контроль за соблюдением правил противопожарной защиты в архиве;

10) по запросу выдача архивных копии и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовка данных для составления отчетности о работе архива;

11) по возможности задействует в работе современные технические средства.

Следует отметить, что качество работы архивариуса также зависит от условий, которые предоставляет предприятие (доступ к документам, надлежащее рабочее место и т.д.)

       Таким образом, выбор архивиста это важный этап в процессе организации архивной обработки документов. Опыт архивиста и отзывы предыдущих клиентов о его работе также должны учитываться заказчиком, ведь от качества и грамотности работы архивариуса зависит оперативность работы, конфиденциальность, сохранность и  систематизация документации.