Как и где правильно хранить документы

В процессе трудовой деятельности предприятие аккумулирует множество документов, бумаг разной степени важности (ценности) и конфиденциальности. Некоторые из них подлежат длительному или постоянному хранению, а часть документов стоит подвергать уничтожению. В связи с этим, специалисты из заранее сформированной экспертной комиссии должны грамотно составить перечень документов, подлежащих хранению и уничтожению. В этой статье мы уделим внимание первому варианту работы с документами, а именно их временному и постоянному хранению.

        Для начала оговорим основные преимущества, которые предоставляет хранение бумаг для руководства предприятия:

- безопасность и надежность сохранности документов (ограниченный доступ к документации, гарантия сохранения коммерческой тайны)

- снижение затрат  по хранению (экономия рабочего пространства и на оплате труда работников архива)

- эффективность (систематизация документации, организация оперативной работы и простоты доступа к бумагам).

Итак, согласно законодательству РФ в сфере архивов хранения определенной документации является обязательным, поэтому важно указать возможные места для хранения бумаг:

- на предприятии (в зависимости от размеров предприятия и его документооборота – полки, шкаф, склад, специальное архивохранилище)

- внеофисное хранилище (архивохранилище специализированных компаний или государственных, муниципальных, ведомственных архивов)

        Следует отметить, что выбор места хранения зависит от желания, финансовых возможностей предприятия и от ценности самой документации, которая согласно закону подлежит последующей обязательной передачи в государственный архив.

Также, обращаем ваше внимание на те требования, которым должно соответствовать архивохранилище:

1)    полный контроль (наличие охраны) и ограниченный доступ к хранилищу;

2)    наличие системы пожаротушения соответствующей требованиям пожарной инспекции;

3)    наличие системы видеонаблюдения за всей территорией и внутри помещения;

4)    климат-контроль;

5)    страхование рисков;

6)    месторасположение хранилища с целью организации оперативного доступа к документам;

7)    наличие опытного квалифицированного персонала, способного провести архивную обработку документации;

8)    возможность конфиденциального уничтожения документов.

          Таким образом, только после полного ознакомления с условиями хранения ваших документов, вы можете принимать решение - стоит ли доверять ценную документацию той или иной компании.