Хранение конфиденциальных документов

У любой организации есть сведения, которые не должны ни в коем случае попадаться на глаза посторонним, даже в пределах самой организации. Безопасность должна обеспечиваться на протяжении всей жизни документа практически до его уничтожения. Рассмотрим разные особенности сбережения конфиденциальных документов.

Правила сбережения конфиденциальных документов в организациях:

• Ограничение к доступу. Входить в хранилище секретных документов может только руководитель, и работники, специализирующиеся на их обработке и сбережении;
• Контроль доступа посторонних лиц. Уборка помещений, а так же ремонт оборудования в нем обязаны проходить лишь под контролем работника конфиденциального делопроизводства;
• Обеспечение защиты от проникновения в середину помещения. Двери и окна  должны быть надежно защищены от взлома: распашные решетки (даже когда этаж высоко) и железные пластинки на двери. Вход запирается и опечатывается. В здании должна быть сигнализация. Ключи сберегаются в нерабочее время в опечатанном пенале на посту охраны или же в сейфе у работника секретного делопроизводства.
• Надежное сбережение. Все документы следует держать в сейфе или в специальных металлических шкафах, которые можно закрыть и опечатать.
• Регистрация и ведение журнала учета. Присваивается номер каждому документу, который заносят в журнал учета, и этим будет подтверждение его существования.

После выхода из оборота, конфиденциальные документы они передаются в архив компании или в хранилища архивной фирмы. 

Сбережение конфиденциальных документов не в офисе

Наша архивная компания создаёт все условия для секретных материалов вашего предприятия, независимо от того, какой объем документов вам надо сберечь от посторонних глаз.

Не большие объемы сберегаются в специальных закрытых боксах, и доступ к ним будет только у владельцев. 

Специальные архивные ячейки, у которых есть дополнительный уровень защиты, предназначены  для большого количества дел. Ещё есть возможность хранения дел в архивных коробах на полках хранилища. Для сбережения конфиденциальности короба маркируются лишь штрих-кодом.

Не забывайте, что от уровня ответственности, с которым каждая организация подходит к вопросу хранение конфиденциальных документов, зависит сохранность вашей коммерческой либо служебной тайны.