Хранение документов личного состава

Любая организация обязанасоблюдать правила сбережениядокументов по личному составу, которые закрепленызаконодательно. Всё это связано, во-первых, с необходимостьюпомогать муниципальномупенсионному фонду и соблюдение правил трудового кодекса работы с персоналом. Конституция также дает гарантию права на информацию, которая подтверждаетобщественный статус. А с конституцией спорить не надо. 
Любое мельчайшее несоблюдение в ведении кадрового документооборота может грозит не толькоштрафами, как в случае бухгалтерской документацией, а огромными спорами, а так же судебными разбирательствами. 
Всё дело в том, что документы по личному составу подтверждаюттрудовой стаж сотрудника, и они являются основанием для получения пенсии, а так же других общественных льгот. Если вдругпроизойдет, что по вине работодателя будет допущена ошибка, в следствии которой будет занижен объем пенсионных выплат, сотрудник вправе подать судебный иск и при чём на достаточносолидную сумму. И такого рода дела чаще решаются в пользу пострадавшей стороны.
Так же сбережение документации по личному составу - важнейшийисточник исторических сведений для научных и соц исследований. В следствии этого для кадровых документов установлены самые долгие сроки хранения. 
Сроки хранения документов по личному составу: 
• Архив переписки об учете кадров, приеме, распределении, движении – хранятся 5 лет;
• Документы о проверке работы с кадрами (сводки, отчеты, сведения, справки) – хранятся постоянно;
• Индивидуальные дела сотрудников (автобиографии, заявления, указы выписки,) – хранятся 75 лет. Личные дела управляющегосостава - хранятся постоянно;
• Индивидуальные карточки тружеников, свойства, у кого не было индивидуальных карточек, и еще соглашения и трудовые договора, которые не вошли в дело, хранятся 75 лет;
• Списки работников (управляющего состава, ветеранов и участников ВОВ, награжденных государственными наградами) сберегаются постоянно. 
• Подлинники личных документов (дипломы, трудовые книжки, дипломов, аттестаты и так далее) сберегаются в отделе кадров до востребования. Невостребованные документы сберегаютсяминимум 50 лет. 
Говорить о том, что терять их нельзя, излишне. Управляющийорганизации совместно с начальником отдела кадров обязаныобеспечить надежное хранение документов как текущее, так иархивное. 
Ключевые требования к хранению документов по личному составу: 
• Должно быть отдельное помещение для текущего сбережения; 
• Шкафы и ящики должны запираться на ключ;
• Ограниченный доступ посторонним лицам;
• Помещение архива должно быть отдельное и доступ к нему контролируемый.