Хранение банковских документов

Говоря о хранении банковских документов, необходимо разделять документооборот самих банков и организаций-держателей счетов.
Банковские документы в организациях
Входящие документы банка подтверждают денежные операции организации, являясь основанием отражения таких операций в бухгалтерском учете.

Для того, что бы в любой момент иметь к ним доступ, необходимо организовать их системное сбережение. Поскольку банковскими операциями занимается бухгалтерия, то должны они хранится там. 

Правильное сбережение банковских документов организовывается так:

• Все документы обязаны быть разделены по видам в отдельных папках в разрезе по счетам и банкам. В случае если в организации несколько расчетных счетов, то для каждого необходима своя папка, в случае если счет валютный - следует на обложке и корешке указать валюту счета.
• Выписки по каждому счету добавляются в хронологическом порядке, к выпискам уже подшиваются платежные документы и обоснования для платежа на каждый операционный день. Оплаченные счета можно также держать в отдельной папке.
• При работе с валютными счетами нужно организовать отдельные папки для сбережения документов валютного контролирования. К ним относятся паспорта сделок, справки-подтверждения выполненных работ/услуг, справки о валютных операциях. Их также необходимо вести в разрезе контрагентов.
• При больших объемах документации оформляются реестры, в каких указывается номер документа, сумма и его дата.

Сбережение банковских документов в коммерческих банках

Кроме документов, касающихся собственной финансово-хозяйственной деятельности, банки должны обеспечить надежное сбережение расчетно-платежных документов клиентов банка. Ответственность за них несут руководители и главные бухгалтера.
Все документы сберегаются как в бумажной, так и в электронной форме. Для бумажных документов отводится особое хранилище, доступ в которое строго ограничен. Получить какой-нибудь документ из хранилища работник банка сможет исключительно в пребывании управляющего архивом и исключительно при предоставлении особого требования, подписанного главным бухгалтером или же его заместителем.
Все мемориальные, кассовые финансовые документы и документы по вкладам клиентов сберегаются в особых папках. Кроме того, в отдельных папках содержатся документы по операциям с драгоценными металлами. По этому формируются папки с одинаковым сроком сбережения. 
Электронные документы в банках сберегаются также согласно с установленными сроками хранения. 

Любой банк при организации хранения банковских документов непременно управляется Основами законодательства РФ об Архивном деле России и архивах и прочими нормативными документами, регламентирующими правила работы с документами кредитных организаций.