Форс-мажорные ситуации

Никто не застрахован от форс-мажорных ситуаций таких как, пожар, землетрясение или любые другие ситуации, которые не зависят от работы и деятельности архивных сотрудников. Все дела в архиве, как правило, хранятся в полном соответствии с законом, по этому малейшее несоблюдение условий или же утеря любых документов приведёт к серьёзным проблема с органами власти. Даже отсутствие всего нескольких документов может оказаться серьёзным штрафом для предприятия.  

В случае форс-мажорной ситуации, после её ликвидации, когда можно будет уже оценить размер нанесенного ущерба, необходимо выполнить следующее:

• очень важно сразу же получить официальное подтверждение случившейся форс-мажорной ситуации. При затоплении обращаться за актом к собственнику помещения и получить справку РЭУ, если кража – обращаться в МВД и получить все необходимые документы, при любых стихийных бедствий – в МЧС РФ (территориальное управление), при пожаре – в противопожарную службу.
• нужно создать приказ руководителя о создании комиссии по расследованию причин утраты. И пригласить в комиссию членов подразделений, которые имеют отношение к ситуации.
• результаты действий комиссии необходимо оформить в соответствующем акте, руководитель организации подписывает его
• после требуется пройти инвентаризацию (по 129 ФЗ), в ходе которой составляется опись утрат.
• Если были утрачены документы с архива хранения бухгалтерских документов, то необходимо отправить официальное письмо в ФНС с вышеперечисленными актами. ФНС проведёт проверку и согласует сроки восстановления документов.

Таким образом, если вдруг во время архивного хранения документов появляются форс-мажорные ситуации, то в Ваши обязанности входит не только предпринять любые меры по спасению архива, но и максимально быстро достать все документы, подтверждающие сложившуюся ситуацию и защищающие Вас от официальных санкций.