Для чего нужна инвентаризация архива?

В первую очередь, инвентаризация архива направлена на определение состояния архива и внесение необходимых различных изменений.

Инвентаризация архива включает в себя:

• комплекс услуг по формированию и подбору дел по группам;
• создание или изменение уже существующего справочного аппарата по подбору дел, т.е. инвентаризационная опись дел, которые собранны в группы по определенным характеристикам;
• отслеживание состояния дел и изъятие устаревших или добавление новых документов.

Инвентаризация архива в практически касается только тех дел, у которых срок хранения не больше 10 лет. 

При помощи инвентаризации определяют дела, у которых вышел срок хранения и они подлежат уничтожению. Так же проводится переучёт всей документации. Эта процедура проводится для того, чтобы уточнить весь состав дел и дополнить их, если будет необходимость.

Инвентаризация – единственный способ отслеживать состояние архива и во время дополнять или изменять. Её проводят специальная комиссия, состав который назначает сам руководитель архива. Кроме того, что инвентаризация архива нужна для контроля над состоянием архива, она так же облегчает процесс работы с архивными документами, а значит – экономит Ваше время и, как следствие, деньги.