Акт списания бухгалтерских документов

Рано или поздно любая организация наводит порядок в своей бухгалтерии и избавляется от устаревшей и ненужной документации. В зависимости от объема подлежащих уничтожению бумаг, это можно сделать либо самостоятельно с помощью офисного шредера, либо, обратившись к услугам специалистов.

Но, в любом случае, избавляетесь Вы от пары-тройки папок с устаревшими бумагами или же вывозите громадные архивные залежи грузовиками - этот процесс должен быть оформлен по всем правилам с составлением акта списания бухгалтерских документов.

Самое главное – это проверить перед уничтожением буквально каждую бумажку, чтобы случайно не уничтожить какие-нибудь важные и еще нужные материалы.

Для этого необходимо организовать экспертную комиссию, которая должна просмотреть каждый документ и определить затем его судьбу – отправить на уничтожение или оставить на хранении. По результатам этой экспертизы составляют акт о выделении дел к уничтожению.

Составляется акт списания бухгалтерских документов в обязательном для всех организаций порядке, потому как именно этот документ подтверждает физическое уничтожение документа и доказывает сам факт его существования. С помощью таких актов при необходимости можно отследить судьбу того или иного дела.

Порядок составления акта

   - В шапке акта списания бухгалтерских документов должно быть указано название организации, имя и должность руководителя, место составления, необходимые подписи и дата;

   - Должно быть обеспечено наличие описей дел за соответствующий период. Также должны храниться описи включенных в каждое дело документов;

   - Срок хранения документов, подлежащих уничтожению, должен заканчиваться 1-ого января того года, в котором выполняется утилизация;

   - Для всех подразделений компании составляют единый акт, а дела каждого из них указываются под соответствующим подзаголовком;

   - Когда акт составлен, экспертная комиссия должна согласовать его со своим протоколом, а окончательно утверждает документ руководитель компании.

Процесс утилизации должен выполняться под контролем сотрудника предприятия, например, делопроизводителя. Факт уничтожения отмечается в акте соответствующей записью.

Если документы утилизируются с помощью сторонней компании, то к акту списания должна быть подшита квитанция, подтверждающая факт сдачи документов на ликвидацию.