Акт об уничтожении документов

Офис завален документами, и Вы не знаете, куда от них деться? Архив компании переполнении и дела храните уже и в коридоре? Одно из самых простых решений – избавление от скопленных бумаг при помощи уничтожения. Но не надо забывать, что некоторые документы могут подлежать уничтожению, только после составления определенных документов, таких как акт о выделении на уничтожение дел.

Перед отправкой документов на утилизацию и перед оформлением акта об уничтожении, надо провести экспертизу дел. Экспертиза поможет определить ценность дел и целесообразно ли их дальнейшее сбережение. Экспертизу проводят специальная комиссия, которая состоит не меньше, чем из трёх человек и утверждена приказом начальника компании. После её проведения, часть дел отправляют на дальнейшее хранение. Любое дело, которое больше не подлежит сбережению, можно включить в акт уничтожения, но  только с одним условием, что на 1 января текущего года (года, в котором проводилась экспертиза) срок хранения этого дела уже истек.

На дела всех подразделений организации составляется единый акт об уничтожении. Название подразделения организации указывают перед перечислением заголовков дел. После составления акта, его рассматривает экспертная комиссия и заверяет руководитель. После всего этого все документы, которые указаны в акте, передают на утилизацию. Эта процедура оформляется приемо-сдаточной накладной и проводится при обязательном присутствии  ответственного за архив предприятия.

Акт уничтожения документов помогает ведению строгого учета архивных дел. Кроме этого, любая вышестоящая организация может потребовать отчёт о исчезновении того или иного дела и в этом случае акт будет единственным подтверждением.