Проведение экспертизы практической и научной ценности документов, отбор документов с целью установления сроков их хранения

После комплексного обследования состояния документов архивного фонда осуществляется обработка дел с целью определения сроков их хранения и использова­ния. Данная обработка включает проведение экспер­тизы научной и практической ценности документов, оформле­ние дел, составление описи на дела постоянного и временного (более 10 лет) сроков хранения.

Деятельность любых организаций, предприятий или учреждений непосредственно сопровождается документооборотом, в процессе которого часть документов требует постоянного использования и дальнейшего сохранения, а некоторые вплоть до уничтожения. «Судьба» документов определяется их ценностью, а точнее их науч­ным и практическим значением.

   При этом ценность документов как для каждого конкретного предприятия, так и для государства в целом неравнозначна и определяется конкретными факторами. Так, документы с информацией о решениях конкретного задания или процедуры носят разовый характер, и после их использования документы теряют свое значение. Другая  информация, содержащаяся в документах, может сохранять свое значение на протяжении длительного времени. Есть также документы с информацией, которая может быть использована ретроспективно уже не только для практической деятельности, но и для научных целей. Документы, которые содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата, деятельности юридических лиц и др., могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

 
   В связи с этим весь объем документов предприятия подразделяется на определенные сроки хранения. Так, временные документы — срок хранения  до 10 лет, свыше 10 лет  - это документы временного и постоянного хранения. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в стенах структурных подразделениях предприятия для справоч­ной работы. После они передаются в архив.

   Таким образом, наши специалисты проводят экспертизу ценности документов, определяют их сроки хранения, тем самым выделяют информацию, которая с наибольшей полнотой может обеспечить го­сударство, общество, науку или отдельных граждан необходимой информацией.

Наши специалисты оценивают документы по принципам историзма, целостности и системности, а основными критериями оценки документов яв­ляются их происхождение, содержание и внешние особенности.